Village des Rencontres méditerranéennes MED 23 / Conditions générales de vente

En réservant un stand sur le village des Rencontres méditerranéennes, l’exposant en accepte la présentation, les conditions et le règlement suivants (également disponibles en téléchargement ici : CGV le Village)

1. Parties

Le Village est un événement initié par les Rencontres Méditerranéennes et organisé conjointement avec de nombreux autres partenaires. Association diocésaine de Marseille est la structure juridique qui porte l’organisation du Village qui aura lieu à Marseille les 22,23 et 24 septembre 2023, ci-après dénommée “l’ORGANISATEUR ».

L’Association Diocésaine dont le siège est situé 14 Place du Colonel Edon 13007 MARSEILLE, est représentée par M. Amaury GUILLEM ; dument habilité à la signature des présentes en vertu d’un pouvoir en date du 19 juin 2023 de M. François LEROY, en sa qualité d’économe diocésain

Les associations, projets, entreprises, collectifs et ou communautés représentés au Village sont dénommées ci-après “les EXPOSANTS”. Les EXPOSANTS pourront présenter leur(s) initiative(s), vendre un/des produit(s) et se faire connaître.

2. Informations pratiques

Vous trouverez dans ce village un espace convivial et festif, des buvettes, un lieu de restauration et des stands.

Le village des Rencontres Méditerranéennes de Marseille] se tiendra sur l’esplanade de la Major.

Le village sera ouvert, en parallèle d’autres propositions (conférences, ateliers…) :

  • Vendredi 22 septembre :
    • 17:00 : ouverture du Village.
    • 22 :00 : fermeture du Village
  • Samedi 23 septembre :
    • 09:00 : ouverture du Village
    • 13 :00 : fermeture du Village
  • Dimanche 24 septembre :
    • 09:00 : ouverture du Village
    • 17 :00 fermeture du Village

3 – Les stands

1.     Les différents formats de stands

Remarque : Voici les dimensions des stands. Elles sont susceptibles d’évolution à la marge en fonction des prestataires retenus par l’équipe du Village. Nous vous tiendrons informés dans les meilleurs délais si les dimensions devaient être légèrement différentes.

1 – Catégorie 1 : « pépinière »

La catégorie « pépinière » est un emplacement partagé entre 6 associations sous une tente dont les principales caractéristiques sont décrites ci-dessous :

●       Barnum déplié : 6,00 m. x 6,00 m. x 3,25 m.

●       Hauteur max. passage sous tête bandeau : 1,90 m.

●       Hauteur max. passage sous tête structure : 1,95 m.

●       Hauteur au point le plus haut : 4,30 m.

●       Nombre de pieds : 8

●       Nombre de mât : 1

●       Nombre de bâches : variable selon l’emplacement du stand.

Cette catégorie comprend :

  • La mise à disposition de 3 tables et de 6 chaises
  • L’éclairage
  • Des badges nominatifs week-end pour chaque exposant
  • La visibilité sur le plan du village et le site internet des Rencontres méditerranéennes

2 – Catégorie 2 : « Stand simple »

Un « stand simple » se compose d’un unique barnum, dont les principales caractéristiques sont décrites ci-dessous :

●       Barnum déplié : 3,00 m. x 3,00 m. x 3,25 m.

●       Hauteur max. passage sous tête bandeau : 1,90 m.

●       Hauteur max. passage sous tête structure : 1,95 m.

●       Hauteur au point le plus haut : 3,25 m.

●       Nombre de pieds : 4

●       Nombre de mât : 1

●       Nombre de bâches : variable selon l’emplacement du stand.

Cette catégorie comprend :

  • La mise à disposition d’une table et de deux chaises
  • L’éclairage
  • Des badges nominatifs week-end pour chaque exposant
  • La visibilité sur le plan du village et le site internet des Rencontres méditerranéennes

2.    Les options supplémentaires

1 – Option n°1 – Vente

Possibilité de vendre des produits sur l’emplacement réservé (mange-debout,  pépinière ou stand)..

2 – Option n°2 – Dédoublement de stand

Vous pouvez réserver 2 stands accolés dont les principales caractéristiques sont décrites ci-dessus. Le « stand double » offre ainsi un espace de 3,00 m par 6,00 m.

4.     Emplacement

L’ORGANISATEUR  établit le plan du village et répartit lui-même les emplacements.

La disposition du village sera travaillée par une scénographe professionnelle garantissant une circulation des personnes et une visibilité de chaque stand optimale.

Votre emplacement vous sera communiqué quelques semaines avant l’événement.

5.      Engagements des EXPOSANTS

Les EXPOSANTS s’engagent pour toute la durée de l’évènement à :

  • Respecter scrupuleusement la catégorie et les prestations choisies lors de leur inscription
  • Assurer l’occupation du stand par une personne compétente
  • Conserver leur stand propre et rangé
  • Proposer des animations conformes à l’esprit de l’événement, qui ne gênerait pas les stands voisins

6.     Affiches et décorations du stand

La décoration des stands est effectuée par les EXPOSANTS et placée sous leur responsabilité pendant toute la durée de l’évènement. Les bâches et affiches sont fixées avec de la ficelle ou du fil de fer aux pieds du barnum, sa structure pouvant supporter un poids raisonnable. Pour la catégorie « pépinière », privilégier les kakémonos et les affichages fixés sur la toile grâce à du scotch, les possibilités d’affichages sur pieds étant possiblement restreintes en fonction de votre emplacement.

Les EXPOSANTS ne doivent pas modifier les éléments mis en place par l’ORGANISATEUR tels que bandeau, enseigne, éclairages ou tapis. Les EXPOSANTS s’engagent à positionner une décoration et un affichage de façon à ne pas obstruer les allées, à ne pas gêner les stands voisins.

L’ORGANISATEUR se réserve le droit de demander aux exposants l’enlèvement d’affiches, bannières, enseignes non conformes à l’esprit de l’événement.

7.     Signalétique du Village

Une enseigne composée selon la charte des Rencontres Méditerranéennes au nom de votre association sera placée sur votre tente par l’Organisateur.

8.     Montage et démontage

L’organisation du montage et du démontage sera définie une fois votre inscription validée. Les EXPOSANTS s’engagent à respecter scrupuleusement les consignes de montage et de démontage reçues quelques semaines avant l’évènement.

L’installation des exposants est prévue le vendredi en début d’après-midi. Un créneau de dépose de matériel sera attribué à chaque EXPOSANT en fonction de son emplacement dans le village et en tenant compte, dans la mesure du possible, de ses disponibilités. Les livraisons de matériel ne sont possibles que pendant le temps prévu du montage et en présence d’une personne désignée parmi les EXPOSANTS, après information expresse de l’Organisateur.

Le démontage est prévu le dimanche soir, de même un créneau d’enlèvement du matériel sera accordé à chaque EXPOSANT. Après 20h aucun matériel ne pourra être stocké/laissé.

L’ORGANISATEUR invite tous les EXPOSANTS à prévoir diable et chariot pour installer leur matériel.

Toutes les informations pratiques liées à la mise en place de vos stands, vous seront communiquées dans le courant du mois de septembre. Merci d’attendre de les avoir reçues pour nous demander d’éventuelles précisions.

9. Candidatures, réglement et facturation

Pour participer au Village des initiatives comme EXPOSANT :

  1. Régler en ligne le montant correspondant à la catégorie choisie, en cliquant sur ce lien.
  2. Renvoyer ce document signé ainsi que le logo de votre organisme au mail suivant : marie.valette@med23.org

L’ORGANISATEUR se réserve le droit d’invalider (moyennant remboursement) la candidature d’un projet ou d’association qui ne correspond pas à la vision des Rencontres Méditerranéennes.

Votre contact pour toute question relative au village est : Marie Valette. marie.valette@med23.org – 06 59 25 71 91

Cette personne est bénévole et travaille par ailleurs. Merci de privilégier le mail ou en cas d’urgence le SMS.

Tarifs, options et règlements

L’inscription et le règlement des EXPOSANTS se font au moyen d’un formulaire par Carte Bleue avant le 30 juillet 2023. Le site génère automatiquement une attestation de votre paiement.

Type de catégorie et options principales Prix
Mouvements  diocésains 0€
Catégorie 1 – Pépinière 350€
Catégorie 2 – Stand simple 550€
Option n°1 – Possibilité de vendre sur son emplacement +       200€
Option n°2 – Stand supplémentaire (3 stands max.) +       550€/ stand

Attention :

  • Ces prix ne comportent aucun repas.
  • Les places par catégories sont limitées.
  • La catégorie « avec vente » signifie que l’activité majoritaire sur le stand est commerciale.
  • Au moment de l’inscription si vous souhaitez un double stand, il faudra sélectionner 2 stands dans la catégorie n°2.

10. Communication

L’ORGANISATEUR publie sur le site internet des Rencontres Méditerranéennes ainsi que sur l’application les noms des EXPOSANTS suivis d’un article présentant leur projet. L’ORGANISATEUR ne sera en aucun cas responsable des éventuelles omissions, erreurs de reproduction ou de composition…

Les EXPOSANTS autorisent expressément, à titre gracieux, l’ORGANISATEUR :

  • A réaliser, s’il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les produits exposés sur son stand ;
  • A utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires, en France comme à l’étranger ;
  • A citer et reproduire gracieusement sa marque, ou dénomination sociale comme référence commerciale pour les besoins de sa communication, sur tous supports, tant en France qu’à l’étranger.

11 – Règlement de sécurité et dégradation

Les EXPOSANTS devront respecter les mesures de sécurité imposées par le LIEU D’ACCUEIL et l’ORGANISATEUR, en transmettant notamment les coordonnées des personnes responsables du stand.

Les consignes sur l’utilisation du réseau électrique devront être particulièrement prises en compte – seul le rechargement des téléphones et ordinateurs sont autorisés. Un appareil à la fois pourra être branché sur la prise disponible dans le stand. Les autres appareils et notamment ceux de petite restauration (bouilloire, machine à café, gaufriers… etc.) ne sont pas tolérés.

12 – Responsabilités – assurances

Déclinaison de responsabilité

L’ORGANISATEUR organise le Villaggio  dans le cadre d’une obligation générale de moyens. Il exclut tout dommage indirect.

L’ORGANISATEUR décline toute responsabilité concernant les préjudices qui pourraient être subis par les exposants pour quelque cause que ce soit.

Détériorations des lieux ou du matériel du fait de l’exposant

Toutes détériorations causées par les installations des exposants ou les marchandises exposées, aux bâtiments, installations fournies par l’ORGANISATEUR, aux arbres, aux plantes, ou tous autres éléments et/ou encore, au sol sont évaluées par l’ORGANISATEUR et mises à la charge des exposants.

Fraudes, concurrence déloyale, contrefaçon

Les EXPOSANTS s’engagent à ne présenter que des produits ou matériels conformes à la réglementation française, à ne procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur et à ne commettre aucun acte de contrefaçon ou de concurrence déloyale. L’ORGANISATEUR ne pourra en aucune manière être tenu responsable du non-respect de cette obligation.

13- Annulation

Dans le cas de force majeure (guerre, attentat, pandémie, grève, deuil national, catastrophes naturelles, etc. …), d’interdiction, d’annulation, par le fait d’un tiers ou d’absence d’autorisation administrative, l’ORGANISATEUR peut décider de l’annulation du Village d’initiatives. Les réservations seront remboursées aux EXPOSANTS moyennant une retenue de 10%. Seule l’invalidation de l’inscription par l’ORGANISATEUR pourra autrement donner lieu au remboursement.